Le changement n’est pas nouveau. De tout temps, les entreprises ont changé. Il est seulement plus fréquent. Ce faisant, la capacité à redesigner leur organisation, pour l’aligner aux caractéristiques économiques, technologiques et sociologiques de leur environnement, devient un avantage concurrentiel pour un nombre croissant d’entreprises privées et publiques.
J’utilise régulièrement dans mes accompagnements une démarche de design organisationnel en 5 étapes : (1) définition du projet stratégique ; (2) identification des capacités organisationnelles ; (3) élaboration de différentes options structurelles ; (4) détermination de l’acceptabilité sociale de chacune d’elles ; (5) choix d’une option au regard de son alignement au projet stratégique et de son degré d’acceptabilité sociale.
Définition du projet stratégique
Une organisation, quelle qu’elle soit, n’est jamais bonne ou mauvaise en elle-même. Elle est toujours au service d’un projet collectif, ce pour quoi les individus qui la composent sont réunis, ce qu’ils peuvent produire ensemble mais qu’aucun d’eux ne peut faire seul.
Une démarche de design organisationnel débute ainsi nécessairement par une définition assez précise du projet stratégique pour s’assurer qu’il est suffisamment partagé. Faute de quoi, les débats structurels ne pourront jamais être tranchés.
Identification des capacités organisationnelles
L’alignement de la structure sur la stratégie ne se fait ni naturellement ni mécaniquement. Pour ce faire, il convient de définir et de formaliser les capacités organisationnelles, c’est-à-dire les compétences dont l’organisation aura besoin pour mettre en œuvre le projet stratégique dont elle s’est dotée. Par exemple :
- Réaliser des économies d’échelle pour diminuer les coûts unitaires de production ;
- Réduire le cycle de développement des nouveaux produits pour améliorer le Time-To-Market ;
- Différencier les familles de produits pour répondre à des besoins clients différents.
Les capacités organisationnelles seront d’utiles critères de choix pour comparer la pertinence des différentes options structurelles au regard du projet stratégique.
Elaboration d’options structurelles
La troisième étape consiste à caractériser différentes options structurelles, étape qui se subdivise elle-même en cinq moments : (1) sélection d’une ou plusieurs logiques organisationnelles de premier niveau (fonctionnelle ou divisionnelle) ; (2) définition du périmètre de chacune des unités en fonction du besoin de coordination entre les activités ; (3) définition de la profondeur de chacune des unités en fonction d’un arbitrage entre nombre de niveaux hiérarchiques / span of control (nombre de collaborateurs rattachés directement à chaque manager) ; (4) distribution verticale et horizontale des responsabilités et de l’autorité déléguée à chacune des unités en fonction du principe de parité ; (5) identification des connections latérales à mettre en place pour satisfaire au besoin de coordination entre les unités.
Le fait de travailler plusieurs options, y compris peu vraisemblables, permet d’élargir le champ des possibles et d’ouvrir l’éventail des alternatives.
Caractériser le degré d’acceptabilité sociale
Il s’agit ici d’anticiper l’impact de chacune des options envisagées sur le comportement des différentes parties prenantes. Qui va porter ou supporter telle ou telle option ? Qui, au contraire, risque de s’y opposer et de résister au moment de leur mise en œuvre ?
Pour les principales parties prenantes, cette étape consistera à identifier les enjeux positifs et négatifs (gains et pertes) et à caractériser leur degré d’influence dans la mise en œuvre de chacune des options structurelles.
Choix d’une option
Enfin, la cinquième et dernière étape consiste à sélectionner l’option structurelle la plus pertinente du double point de vue de son alignement au projet stratégique (en utilisant les capacités organisationnelles comme critères de choix) et de son degré d’acceptabilité sociale.
Cet exercice conduit en général à retenir une solution hybride qui puise son inspiration dans les différentes options initialement imaginées.
