Opérationnels et fonctionnels : je t’aime, moi non plus !

Opérationnels et fonctionnels : je t’aime, moi non plus !

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Votre rôle en tant que manager consiste à obtenir des performances de la part de vos collaborateurs. A ce titre, comme les autres managers de votre entreprise, vous contribuez évidemment à remplir la fonction de management. Mais vous n’êtes pas le seul. La performance de votre entreprise ne se réduit pas à la somme des performances des unités qui la composent. L’entreprise est un tout supérieur à la somme des parties qui, pour exister, a besoin de coordination.

L’essentiel de cette coordination est assurée par les directions fonctionnelles (direction financière, des ressources humaines, de la qualité, du plan et de la stratégie,…). Elles participent aussi à la production des performances collectives en coordonnant le travail. Comment ? Par la standardisation des résultats (les objectifs à atteindre), des procédures (le comment faire) et des qualifications (les compétences de ceux qui exécutent le travail).

La distinction entre gestion et management ne résiste pas à l’épreuve des faits

D’ailleurs, les Anglo-saxons ne s’y trompent pas. Ils ne parlent pas de contrôle de gestion ou de gestion des ressources humaines, mais de « management control » ou de « human resource management ». La distinction entre gestion et management ne résiste pas longtemps à l’épreuve des faits. Pire, elle induit en erreur. Surtout si on considère que les managers managent et que les directions fonctionnelles gèrent.

Opérationnels et fonctionnels participent tous, chacun à leur manière, à produire des performances et donc à remplir la fonction de management. Leurs relations sont toujours tumultueuses. Une collaboration entre eux est pourtant nécessaire pour que chacun apporte sa pierre à l’édifice « management ». La répartition des rôles de management est verticale (entre les managers d’une même ligne hiérarchique), mais aussi horizontale (entre les opérationnels et les fonctionnels).

Une relation à deux faces

Vos relations avec les fonctionnels sont souvent compliquées et ambivalentes : elles tiennent du « je t’aime, moi non plus » ! Pourquoi ? Elles recouvrent en fait deux dimensions bien différentes liées à la double mission des directions fonctionnelles. Pour le compte de la direction générale, elles s’assurent de la mise en œuvre de la stratégie. Cette mission les inscrit dans une relation de surveillance vis-à-vis de vous. Par exemple, il n’est pas rare d’entendre un directeur général déclarer à son contrôleur de gestion : « vous êtes mes yeux et mes oreilles ! »

En même temps, on demande aux directions fonctionnelles de vous conseiller, soutenir, accompagner,… dans vos activités quotidiennes. C’est le second aspect de leur mission.

L’exemple du contrôle de gestion

Reprenons l’exemple du contrôle de gestion, particulièrement éloquent à cet égard. Il doit s’assurer de la mise en œuvre de la stratégie et, pour ce faire, vous contrôler. Pour cela, il met en place des procédures de reporting. Dans le même temps, on lui demande de vous aider et de vous soutenir, par exemple en mettant à votre disposition des tableaux de bord et en vous aidant à interpréter les chiffres. Ce faisant, on comprend toute l’ambiguïté de vos relations avec le contrôle de gestion. Il doit être à la fois suffisamment engagé dans votre unité pour comprendre vos besoins, répondre à vos demandes et vous aider dans la prise de décision. En même temps, il doit être suffisamment indépendant pour pouvoir porter un jugement sur vos performances et, éventuellement, refuser certaines de vos demandes au titre du gardien des cordons de la bourse.

Au total, vous percevez le contrôleur de gestion comme un pinailleur, un empêcheur de tourner en rond, un procédurier,… Il vous irrite et vous frustre. Lui, à son tour, vous considère comme une personne indisciplinée, sans imagination, qui refuse de suivre ses conseils, une personne qui ne veut pas évoluer. De son point de vue, vous êtes réfractaire au changement, vous n’adhérez pas suffisamment à la politique d’entreprise.

Les quatre types de directions fonctionnelles

A votre égard, les directions fonctionnelles sont ainsi nécessairement dans une relation à deux faces : contrôle d’un côté, soutien de l’autre. Du reste, ces deux dimensions permettent de caractériser quatre types de directions fonctionnelles. On peut distinguer les directions « Technostructure », qui contrôlent beaucoup et qui soutiennent peu, des directions « Support » qui, à l’inverse, soutiennent beaucoup et contrôlent peu. Le projet de bon nombre d’entreprises, celui de la vôtre peut-être, est de faire de leurs directions fonctionnelles des « Business partner », c’est-à-dire de véritables partenaires à la fois de la direction générale (ce qui les amènent à vous contrôler fortement) et des managers en vous soutenant fortement. Ce choix est exigeant.

Les directions fonctionnelles « Business partner » doivent en effet être capables de gérer de nombreuses contradictions entre des attentes pour partie différentes : celles de la direction générale et les vôtres. Ce faisant, c’est souvent plus une ambition qu’une véritable réalité. En revanche, une réalité beaucoup plus fréquente, mais aussi moins avouable, sont les directions fonctionnelles « NiNi » qui à la fois vous contrôlent peu et vous soutiennent peu. Ce sont souvent des directions financières ou des directions ressources humaines restées très administratives. Des directions « sanctuaires », qui s’auto-référencent, tournent sur elles-mêmes sans réellement contribuer au reste de l’entreprise. Notons au passage que, au sein de la même entreprise, les différentes directions fonctionnelles peuvent très bien ne pas relever toutes du même type : par exemple, la direction financière de la « Technostructure » et celle des ressources humaines du « Support ».

 

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