Conduite du changement : les instances

Conduite du changement : les instances

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Dans une démarche de conduite du changement, il est souhaitable de mettre en place des instances spécifiques et dédiées à la transformation. Elles doivent remplir les fonctions suivantes :

  • Décision / validation ;
  • Pilotage / coordination / suivi ;
  • Information / communication ;
  • Production.

Chaque démarche, au regard de sa nature et de son ampleur, nécessite un dispositif spécifique. Toute généralité est donc dangereuse.

Un exemple fréquent

A titre d’exemple seulement, un schéma simple et fréquent est le suivant.

Le comité de direction désigne en son sein le porteur du changement, celui qu’on appelle parfois le « sponsor » (en général, le dirigeant le plus directement concerné par le changement).

Le « sponsor » constitue un comité de pilotage, qu’il préside, et dont il fait valider la composition au comité de direction. Le comité de pilotage est centré sur la fonction de pilotage / coordination / suivi qu’il pourra partager, autant que de besoin à certaines étapes de la démarche, avec des groupes projet spécifiques ou un comité de suivi par exemple, en particulier au moment de la mise en œuvre du changement. Il partage la fonction de décision / validation avec le comité de direction auquel remonteront les décisions stratégiques et, notamment, celles qui nécessitent des arbitrages avec d’autres projets.

La fonction de production est en grande partie assurée par des groupes de travail. Ces derniers émettent des propositions au comité de pilotage qui les valide ou les invalide. Le comité de pilotage peut également produire lui-même un certain nombre de choses sans les déléguer à un quelconque groupe de travail. Soit parce qu’il estime que cela est stratégique, soit parce qu’il est le seul à en avoir la compétence.

La fonction d’information / communication peut être assurée par une instance spécifique, placée sous l’autorité d’un des membres du comité de pilotage, ou bien par le comité de pilotage lui-même.

Chaque fonction doit être correctement remplie

Au niveau du choix des instances, les options sont donc multiples. L’important est de bien s’assurer que chaque fonction nécessaire à la conduite de la transformation sera correctement remplie. A cet égard, la matrice ci-dessous est un outil précieux.

schema45

Par ailleurs, une manière très opérationnelle d’affecter les responsabilités à chacune des instances retenues est d’utiliser la fameuse grille RACI (R : Responsible ; A : Accountable ; C : Consulted ; I : Informed) très courante dans les démarches de design organisationnel.

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