Le cercle vertueux de l’auto-organisation

La plupart des entreprises ne sont pas prêtes à abandonner leur organisation pyramidale pour adopter une organisation cellulaire (voir mon billet sur le sujet). Elles ne le seront peut-être jamais ! Pour autant, ce constat empêche-t-il de développer l’auto-organisation des équipes ? Je ne le crois pas !

Tout comme chacun d’entre nous peut, à son niveau, adopter des gestes écologiques pour protéger l’environnement sans attendre que nos gouvernants s’accordent sur des mesures globales pour sauver la planète, chaque manager peut, en accord avec ses collaborateurs, développer l’auto-organisation de son équipe (voir mon billet sur le sujet) alors même que l’organisation de son entreprise reste, elle, parfaitement pyramidale. Comment ? En créant un cercle vertueux composé de 5 temps.

Temps N°1 : Faire entrer le Tout dans les Parties

Comme dans une pyramide hiérarchique, le manager et ses collaborateurs sont les Parties d’une équipe auto-organisée qui constitue un Tout. Ce qui distingue une équipe auto-organisée d’une pyramide hiérarchique, c’est que, à la manière de l’ADN qui se trouve dans chaque cellule du corps humain, le Tout doit aussi se trouver à l’intérieur de chacune des Parties, les co-équipiers. C’est une condition pour qu’autonomie ne soit pas synonyme d’anarchie.

Le Tout que constitue une équipe auto-organisée peut se formaliser à 4 niveaux complémentaires : (1) la raison d’être de l’équipe ; (2) ses valeurs ; (3) ses règles de fonctionnement ; (4) ses règles de vie. Des collègues deviennent au premier chef des co-équipiers parce qu’ils partagent le même Tout et qu’ils s’engagent à respecter des règles communes. La formalisation du Tout résulte ainsi nécessairement d’un travail collectif et collaboratif.

Temps N°2 : Articuler autonomie et coopération

Une équipe auto-organisée est un système ouvert sur un écosystème. Elle interagit avec des parties prenantes internes ou externes à l’entreprise. Autonomie et coopération entretiennent une relation qu’Edgar Morin qualifie de dialogique. Les deux notions sont à la fois complémentaires et antagonistes.

L’équipe auto-organisée doit identifier et bien distinguer : (1) les activités qu’elle peut exercer en propre de manière complètement autonome ; (2) celles qu’elle partage avec une ou plusieurs autres parties prenantes ; (3) celles sur lesquelles elle n’a aucune prise et pour lesquelles elle dépend de son environnement. Cela lui permettra de bien circonscrire son périmètre de responsabilités.

De la même manière, avec chacune de ses parties prenantes, l’équipe auto-organisée doit tout faire pour éviter les relations de dépendance (situation d’exclusivité et de monopole interne), de contre-dépendance (concurrence stérile dans l’allocation des ressources) et d’indépendance (duplication superflue de ressources aux seules fins d’éviter la coopération). Elle doit, autant que faire se peut, travailler à construire et entretenir de véritables relations d’interdépendance dans lesquelles chaque partie augmente son autonomie en coopérant.

Temps N°3 : Mettre l’équipe en mouvement

Une équipe auto-organisée est adepte de l’amélioration continue et du changement permanent. Elle pense plus « processus » que « état » et « rupture ». Elle se filme plus qu’elle ne se photographie.

Par nature agile, elle est constamment en mouvement. Elle n’oppose pas les notions d’évolution et de changement. Au contraire, pour elle, « On ne se baigne jamais deux fois dans le même fleuve » comme disait Héraclite et, en même temps, « Les petits ruisseaux font les grandes rivières ».

La capacité de l’équipe auto-organisée à entretenir le mouvement permanent en son sein passe a minima par la mise en place de rituels ancrés dans des horizons de temps différents et complémentaires : (1) des réunions quotidiennes pour permettre aux co-équipiers de s’informer mutuellement de leur activité de la veille et de la journée à venir ; (2) des réunions de pilotage (hebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles selon la temporalité de l’activité de l’équipe) pour faire un point sur les résultats, les plans d’action et gérer les tensions au sein de l’équipe ; (3) des réunions de gouvernance (mensuelles, trimestrielles ou semestrielles selon les cas) pour, si nécessaire, faire évoluer chemin faisant l’organisation de l’équipe, en particulier en termes de rôles et de responsabilités.

Temps N°4 : Optimiser le potentiel combinatoire de l’équipe

L’équipe auto-organisée ne cherche pas la combinaison idéale ni même celle qui est la plus adaptée à sa mission et à son ambition à un moment donné. Elle vise au contraire à maximiser son adaptabilité en optimisant son potentiel combinatoire, c’est-à-dire en étant capable d’adopter le plus grand nombre de combinaisons possibles et d’en changer de manière rapide et fluide en fonction des circonstances.

Dans une pyramide hiérarchique, chaque personne tient une fonction et une seule. Au sein d’une équipe auto-organisée, chaque co-équipier joue plusieurs rôles, ces derniers pouvant s’apparenter aux missions des fonctions.

Dans une pyramide hiérarchique, le manager tient l’ensemble de la fonction de management. Au sein d’une équipe auto-organisée, cette dernière peut être décomposée en rôles (animation d’équipe, développement des compétences, pilotage de la performance, amélioration continue…) qui ne sont pas forcément tous joués par le manager. En plus d’un ou plusieurs rôles de production, certains co-équipiers peuvent jouer un rôle de management.

Plus le nombre de rôles est important et plus le nombre de rôles que chaque co-équipier est capable de jouer est grand (donc plus les co-équipiers sont polyvalents), plus le nombre de combinaisons effectives est conséquent.

Temps N°5 : Décider à parité

Dans une pyramide hiérarchique, le manager porte la responsabilité de la performance. A ce titre, on lui alloue l’autorité de décider. Il lui appartient de le faire de manière plus ou moins participative. Plus la responsabilité de la performance est partagée entre les co-équipiers et plus l’autorité est distribuée entre eux, plus la capacité d’auto-organisation de l’équipe est importante.

Même si un manager et ses collaborateurs décident de développer l’auto-organisation de leur équipe, quand l’organisation de l’entreprise reste pyramidale, le manager continue à être tenu responsable de la performance. C’est lui qui, au bout du bout, doit rendre des comptes, pas ses collaborateurs. Il ne peut ainsi, sans prendre des risques inconsidérés, se dessaisir complètement de son autorité. Toutes les décisions ne peuvent donc pas se prendre à parité, comme cela est le cas quand les co-équipiers sont mutuellement responsables de la performance de l’équipe.

En revanche, le manager et ses collaborateurs peuvent décider ensemble quelles décisions il est souhaitable qu’ils prennent à parité pour permettre à l’équipe de développer sa capacité d’auto-organisation sans mettre quiconque en danger. Pour ce faire, la prise de décision par objection, issue de la sociocratie et reprise par l’holacratie, est sans doute la méthode la plus éprouvée.